ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE - SERVICE UPUMI (SAINT ANTOINE)

Le groupe hospitalier APHP Sorbonne Université est constitué de 7 sites : Armand Trousseau, Charles Foix, La Roche Guyon, Pitié Salpêtrière, Rothschild, Saint Antoine, Tenon. Il comprend 13 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites.

Le Département Médico-Universitaire 3iD est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies Immunologiques, Infectieuses, Inflammatoires et Dermatologiques

Site concerné : Hôpital Saint Antoine

Service concerné : Urgences post-Urgences Médecine Interne (UPUMI)

Présentation du service : Chef de service : Pr FAIN

Service de 15 lits accueillant principalement des patients en provenance du service d’accueil des urgences. La durée moyenne de séjour se situe entre 7 et 9 jours. Polyvalence des patients et prises en charge.

Mission générale

Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives

Missions permanentes

Relire, saisir, corriger et imprimer les comptes rendus d’hospitalisation, de courriers de consultation et de courriers administratifs divers
Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
Assister au staff dans la mesure du possible
Planifier les rendre rendez-vous en consultation si suivi
Gestion du courrier
Répondre au téléphone et traiter les demandes des interlocuteurs
Réceptionner les fax : résultats de biologie à transmettre aux médecins, rdv d’examens aux IDE et médecins
Scanner les documents donnés par les médecins dans les dossiers informatiques patients
Gérer les dossiers médicaux : archivage de différents documents (courriers, examens, CRH…)
Gérer les dossiers en lien avec la direction des usagers
Transmettre les dossiers médicaux en réponse aux demandes des patients

Faire la programmation des hospitalisations : demande des examens, coordination des dates, information du patient
Collaborer à la continuité du secrétariat, notamment pendant les congés ou absences diverses avec les secrétaires médicales du DAU.
Descendre les dossiers papier aux archives

Missions ponctuelles

Réservation de la salle de staff pour besoin du service ou d’autres services demandeurs

Gestion des réclamations en concertation avec l’équipe médicale, l’encadrement et la direction des relations avec les usagers

Dans le cadre de la communication du dossier médical à la demande du patient : reproduction et envoi des documents à communiquer

QUOTITE DE TRAVAIL
100%, 7h30 ou 07h36
HORAIRES DE TRAVAIL
Amplitude horaire 08h17h
Horaire de l'agent : 09h16h36
RTT à poser dans le cycle régulier du travail
COMPÉTENCES REQUISES
Maîtriser les outils du SIH : ORBIS, STARE, MEDIWEB, GILDA, GDM
Maîtriser l'outil informatique : Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point
Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critique
Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés, en faire une synthèse
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
SAVOIR FAIRE REQUIS
Logiciels institutionnels : ORBIS, GILDA, GDM – MEDIWEB
Connaissance de l'environnement hospitalier
Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage.


QUALITES PROFESSIONNELLES
• Discrétion
• Sens des responsabilités
• Curiosité intellectuelle
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de la communication
• Disponibilité, assiduité, ponctualité

PRE-REQUIS
Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou concours de secrétaire médical.
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Formations institutionnelles proposées
FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE

 Oui X Non
Si Oui, précisez

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP

 Oui X Non
SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »

PERSONNE A CONTACTER
Sona ALBOT : Encadrante AMA
Téléphone: 01.42.17.57.68
Adresse mail : sona.albot@aphp.fr